做学生的时候，从小学到中学、到大学，也许写的大都是记叙文、议论文等文体，讲究语言的丰富多彩，情节的跌宕起伏，描写的生动形象等。但这些作文的写法，不能套用到应用文的写作中来。一个学生平时记叙文、议论文写得较好，但应用文不一定能写得好。只有了解和掌握应用文写作的特点以后，勤写多练，才能写好应用文。

    当然，应用文和一般文章相比有其共性，如应用文和一般文章一样都要用词造句，布局谋篇，使用标点符号；同样也要运用记叙、说明、议论的表达方式；都应具备难确、鲜明、生动的文风等。

    但是，学习应用文除了应掌握应用文的共性之外，重要的过是要掌握好应用文写作的个性特征。和记叙文、议论文相比，应用文的个性特征可归纳说明如下：

    1．对象明确。一般文章如文学作品、报刊文章等没有明确的特定读者，而应用文的读者对象比较明确，如写便条、公函、报告等，一定要有明确的特定的发送对象，即使是分析报告、审计报告、调查报告等，也要有明确的对象，所不同的是有的对象的范围较大一些。所以说，写作应用文首先要明确写作对象，千万不能张冠李戴。

    2．格式固定。各种应用文文体在长期的使用过程中，由于“约定俗成”而基本定型，所以，写应用文要遵循固定的格式，并使用习惯用语，当然也允许创新，但不能随意杜撰，如“总结”，写法虽然比较自由，但也要有一定的要求和内容，一般包括基本情况、成绩收获、存在的缺点和问题、经验体会和努力方向等方面。

    3．语言朴实。应用文的用词要明确、简练，使人一看就懂，不可产生歧义，不能模棱两可，要善于用最少的文字，表达最丰富、最复杂的内容。要善于掌握要点，将事情的来龙去脉交代清楚。并要让事实说话，以事实感动人，再依据事实加以分析，以理服人。

    4．时效性强。应用文一般都是为解决已经出现或可能出现的具体问题而写的，所以特别要注意写得及时，发得及时，办得及时。应用文在落款处一般要标明具体的写作时间或报送时间。