应付账款是企业在正常经营过程中，因赊购商品、劳务和服务时而引起的短期债务。如果采取赊购方式购买商品、原料，将应付的款项记入有关会计账簿，由此形成企业的短期债务。因此可看出，应付账款业务是随着企业赊购交易的发生而发生的，因此，审计人员应结合购货业务进行应付账款的审计。购货业务通常要经过请购——订货——验收——付款这样的程序。

（一）购货过程涉及的会计资料

     1.请购单。请购单是指企业的有关授权人员对商品和劳务所提出的书面采购申请。请购单可以由不同人员提出，如原材料由原材料使用部门和仓库管理员提出，商品采购应由使用部门有关人员提出，等等。

     2.订货单。订货单是用来记录企业要采购的商品和劳务的名称、数量及有关资料的凭证。

     3.验收单。验收单是企业收到有形商品时的有关商品名称、种类、收到数量及其他资料的凭证。

     4.购货发票。购货发票是一种标明收到的商品和劳务的种类及数量，包括运费在内的价格、现金折扣条件以及开单日期的凭证。

     5.付款凭证。付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证。

     6.支票。

     7.现金日记账和银行日记账。

     8.应付账款明细账和总分类账。

     9.银行对账单。

     10.卖方对账单。卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关业务的陈述。

（二）应付账款的内部控制制度

 

     由于应付账款业务与企业采购业务密切相关，因此应付账款内部控制制度也相应涉及采购、验收与储存，涉及会计、财务等部门。一般地，一个健全有效的应付账款内部控制制度应包括：

     1.采购、验收储存、会计及财务部门在人员安排及职责分工等方面应相互独立，偿还债务应经上述部门进行相应确认或批准。

     2.一切购货交易，应填写订货单，订货单应经采购部门及有关部门签章批准，订货单副本应及时提交会计、财务部门。

     3.收到货物并验收后，应编制验收单，验收单必须顺序编号，验收单副本应立即送交采购、会计等部门。

     4.收到购货发票后，应立即送交采购部门将购货发票、订货单及验收单进行比较，确定货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式是否相符。

     5.有关现金支出须经采购部门填制应付凭单，并经有关部门批准后方可支付货款。

     6.采购部门应对所收各种单据、文件加盖收件日期时刻章。

     7.应付账款总分类账和明细账应按月结账，并相互核对。

     8.按月向供货方取得对账单，与应付账款明细分类账和应付凭单明细账相互调节，并查明发生差异的原因。

     9.采用总价法记录现金折扣，并制定严格的复核制度，审查是否发生折扣损失。

（三）应付账款内控制度的调查与测试

 

     审计人员在对应付账款内部控制制度进行调查时，应以研究和评价应付账款内部控制制度为基础。对于控制较强的部分，通过选取一定样本进行证实；对于控制较弱的领域，可直接进行实质性测试。调查与测试应付账款内部控制制度一般包括以下内容：

     1.调查应付账款内部控制制度。应付账款内部控制制度的调查，通常可以通过编制流程图、撰写内部控制说明、设计问答式调查表等方式进行。但不论采用何种方法，审计人员在调查应付账款内部控制制度时，必须注意以下几方面的问题：①是否按月编制应付账款试算表并与各主要的明细账、分类账相互核对；②是否按月从供货方取得对账单，并与应付账款余额和未付凭单相调节；③发票价格、数量或计算上的差异，是否向供货方签发通知单；④预付供货方的款项是否已计入预付账款账户并适当控制，该项付款是否从供货方发票中扣减；⑤采购部门是否了解供货方账户的借方金额。

2.测试应付账款内部控制制度。

 

     审计人员在了解企业内部控制制度以后，应运用一定的方法测试其执行中的有效和可靠程度。包括以下内容：

     （1）抽样检查应付账款账户的过账。即在应付账款明细表中选取一定数量的样本，并按所选样本审查应付凭单登记簿和银行存款日记账的过账，以及各明细账户向总分类账的过账，以证实应付账款会计记录的内部控制是否有效。

     （2）核对检查所选各明细账户各笔过账所附的原始凭证如订货单、验货单、发票及结算凭证。即要审查这些原始凭证是否与相关明细账户相一致，以证实各有关部门的内部控制制度是否有效。

     （3）审查现金折扣控制。应注意审查两类事项：①有无防范有关人员在现金折扣期限内按发票原价支付货款，然后从供货方取得退款支票和现金，形成小金库或个人贪污的措施；②企业有无防止在现金折扣期内可以付款而不及时付款，丧失了本应获得折扣的措施。

     审计人员在执行上述程序后，应对企业应付账款的内部控制进行分析、评价，以确定其对实质性测试工作的影响，并针对薄弱环节提出改进建议。

（四）应付账款的形成审计

     1.获取或编制应付账款明细表。审计人员在对应付账款金额形成的审查中，通常都必须从被审计单位取得或自己编制应付账款明细表，以确定被审计单位资产负债表上应付账款的数额与其明细记录是否相符。审计时，审计人员必须加总明细表上的数字并和总分类账相核对，如果二者出现差异，应查明原因，并做出相应的调整。此外，可抽查明细表中的一些项目，同应付账款明细账和应付账款总分类账核对相符。

     2.函证应付账款。一般情况下，应付账款不需要函证，这是因为函证不能保证查出未记录的应付账款，况且审计人员能够取得购货发票等外部凭证来证实应付账款的余额。但如果控制风险较高，某应付账款账户金额较大或被审计单位处于经济困难阶段，则应进行应付账款的函证。进行函证时，审计人员应选择较大金额的债权人，以及那些在资产负债表日金额不大、甚至为零，但为企业重要供货单位者作为函证对象。此外，还应考虑向上年度债权人及不送对账单的债权人进行函证。函证最好采用肯定形式，并具体说明应付金额，并要求直接回函。根据回函情况，编制与分析函证结果汇总表，对未回函的，决定是否再次函证。如果存在未回函的重大项目，应采用替代程序，确定其是否真实，通常可以检查决算日后应付账款明细账及现金和银行存款日记账，核实其是否已支付。同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。

     3.查找未入账的应付账款。为了防止企业低估债务，审计人员应审查被审单位有无故意漏记应付账款。审查时，应检查被审计单位在资产负债表日未处理的不相符的购货发票（如抬头不符，与合同某项规定不符等）及有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务；检查资产负债表日后收到的购货发票，确认其入账时间是否正确；检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证，确认其入账时间是否正确。审查时，还可以通过询问被审计单位的会计和采购人员，查阅资本预算、工作通知单和基建合同来进行。如果审计人员通过本程序发现某些未入账的应付账款，应将有关情况详细记入审计工作底稿，然后根据其重要性程度确定是否需建议被审计单位进行相应的调整。

     4.审查现金折扣处理的合理性。现金折扣是销货单位为了尽早收回账款而允许购货单位在一定的还款期限内给予规定的折扣优惠。审计人员审查现金折扣处理时，应注意查清三方面的问题：

     ①有关人员在现金折扣期限内是否按规定给予的折扣价款支付货款；②企业是否丧失本应获得的折扣；③如果企业的现金折扣单独记账，审计人员可以通过计算当期所获现金折扣与进货总额的比率，然后与以前各期相比较的方法审查现金折扣。

     5.审查应付账款形成的合理性。应付账款形成的合理性，主要表现在赊购商品材料业务是否合理。审计人员可以通过审查采购合同、请购单、验收单以检查企业商品、原材料赊购业务是否合理，通过审查各项应付账款的具体内容，凭证以及对应账户的勾稽关系，查明应付账款形成中可能出现的各种违法行为。